Kebijakan Privasi — Ingsan

1. Pendahuluan dan Ruang Lingkup

Ingsan adalah aplikasi Employee Self-Service (ESS) pada sistem HRIS Komar Indonesia. Aplikasi ini digunakan karyawan untuk melakukan absensi, mengajukan permohonan kekaryawanan, melihat slip gaji dan insentif, memantau kinerja, serta — bagi atasan — meninjau pengajuan tim.

Kebijakan ini menjelaskan data pribadi apa yang diproses melalui Ingsan, untuk tujuan apa, atas dasar apa, berapa lama disimpan, siapa yang dapat mengaksesnya, dan hak apa yang Anda miliki. Kebijakan ini tidak berlaku untuk aplikasi konsumen komar., aplikasi POS outlet, atau layanan lain di luar Ingsan.

2. Peran dan Dasar Hukum

Pemrosesan data pribadi dalam Ingsan tunduk pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan ketenagakerjaan yang berlaku di Indonesia.

• Pengendali Data Pribadi adalah badan usaha tempat Anda bekerja (entitas pemberi kerja Anda dalam grup Komar Indonesia). Entitas tersebut yang menentukan tujuan dan kebijakan pemrosesan data kekaryawanan Anda.
• Prosesor Data Pribadi adalah tim yang mengoperasikan sistem HRIS Komar Indonesia, yang memproses data atas instruksi Pengendali.

Dasar pemrosesan yang kami gunakan:

• Pelaksanaan perjanjian kerja — untuk kehadiran, penggajian, pengajuan, dan penilaian kinerja.
• Pemenuhan kewajiban hukum — untuk pencatatan ketenagakerjaan, perpajakan, dan jaminan sosial.
• Persetujuan yang spesifik dan eksplisit — khusus untuk data biometrik wajah, yang bersifat opsional dan dapat ditarik kapan saja (lihat Bagian 5).

3. Data yang Kami Proses

3.1 Data Identitas dan Kekaryawanan

Data ini berasal dari catatan HR perusahaan, bukan dari pendaftaran mandiri:

• Nama, nomor induk karyawan, jabatan, unit kerja/outlet, dan status kepegawaian
• Kontak kerja (email dan nomor telepon) yang dapat Anda perbarui sendiri
• Foto profil
• Dokumen kekaryawanan, aset yang dipinjamkan, riwayat pelatihan, dan surat peringatan

3.2 Data Kehadiran

• Waktu clock in dan clock out, dengan jam server sebagai acuan
• Titik koordinat GPS pada saat absensi dan hasil pemeriksaan radius lokasi kerja
• Foto selfie absensi yang diambil langsung dari kamera aplikasi
• Riwayat kehadiran, keterlambatan, dan koreksi kehadiran

3.3 Data Transaksi Kekaryawanan

• Pengajuan izin, cuti, reimbursement, kasbon, perjalanan dinas, koreksi absensi, perubahan data, dan resign, beserta status persetujuannya
• Slip gaji periode final: gaji pokok, tunjangan, rincian pendapatan dan potongan, serta gaji bersih
• Perolehan insentif dan — bagi supervisor — penilaian harian crew
• Sasaran kerja, progres pencapaian, dan hasil penilaian kinerja

3.4 Data Biometrik Wajah

Bersifat opsional dan hanya diproses setelah Anda memberikan persetujuan terpisah di dalam aplikasi. Penjelasan lengkap ada di Bagian 5.

3.5 Data Perangkat dan Teknis

• Model perangkat, sistem operasi, dan versi aplikasi Ingsan
• Token notifikasi Firebase Cloud Messaging
• Catatan sesi login dan aktivitas audit atas tindakan sensitif

Ingsan tidak menggunakan Advertising ID, tidak menampilkan iklan, dan tidak melakukan pelacakan lintas aplikasi.

4. Data Lokasi

Lokasi digunakan semata-mata untuk memverifikasi bahwa absensi dilakukan di lokasi kerja yang sah:

• Lokasi diambil hanya pada saat Anda menekan clock in atau clock out.
• Ingsan tidak melakukan pelacakan lokasi di latar belakang, tidak merekam perjalanan Anda, dan tidak memantau posisi Anda di luar momen absensi.
• Yang disimpan adalah koordinat pada titik absensi dan hasil evaluasi terhadap radius lokasi kerja yang ditetapkan perusahaan.

Anda dapat mencabut izin lokasi kapan saja melalui pengaturan perangkat. Namun, tanpa izin lokasi, fitur absensi tidak dapat digunakan dan Anda perlu menempuh prosedur pencatatan kehadiran manual melalui HR.

5. Verifikasi Wajah untuk Absensi

Data biometrik adalah data pribadi bersifat spesifik menurut UU PDP. Karena itu fitur ini kami perlakukan dengan pembatasan yang ketat.

5.1 Tujuan dan Batasannya

Verifikasi wajah hanya melakukan pencocokan satu-ke-satu (1:1): memastikan bahwa orang yang melakukan absensi adalah karyawan pemilik akun, dengan membandingkan selfie absensi terhadap foto referensi Anda yang telah diverifikasi HR. Tujuannya terbatas pada integritas kehadiran.

Sistem ini tidak melakukan:

• identifikasi satu-ke-banyak (1:N) atau pencarian wajah dalam basis data;
• pengawasan (surveillance) atau pemantauan berkelanjutan;
• analisis emosi, ekspresi, atau penilaian produktivitas dari wajah;
• pengiriman wajah Anda ke layanan pengenalan wajah pihak ketiga mana pun.

5.2 Persetujuan Terpisah

• Fitur ini nonaktif secara bawaan pada setiap perusahaan.
• Keputusan perusahaan untuk mengaktifkan fitur bukan persetujuan Anda. Pemrosesan biometrik atas diri Anda baru dimulai setelah Anda menyetujui pemberitahuan biometrik di dalam aplikasi.
• Pemberitahuan tersebut memiliki nomor versi. Jika isinya berubah secara material, Anda akan dimintai persetujuan ulang.

5.3 Apa yang Disimpan

Pemrosesan wajah dilakukan pada layanan yang dihosting sendiri di dalam infrastruktur perusahaan. Gambar dan model tidak keluar dari wilayah infrastruktur yang disetujui, dan tidak ada gambar wajah yang dikirim ke API pengenalan wajah pihak ketiga.

5.4 Alternatif Tanpa Biometrik

Verifikasi wajah bukan satu-satunya cara untuk absen. Jika Anda menolak, menarik persetujuan, gagal pendaftaran referensi, atau perangkat Anda tidak mendukung, Anda tetap dapat melakukan absensi melalui jalur non-biometrik dengan verifikasi lokasi, yang kemudian ditinjau oleh atasan. Absensi Anda tidak pernah ditolak karena alasan biometrik — kondisi seperti skor rendah, layanan bermasalah, atau referensi belum terdaftar akan diteruskan ke tinjauan manusia, bukan dibatalkan otomatis.

5.5 Penarikan Persetujuan

Anda dapat menarik persetujuan kapan saja melalui menu Profil di aplikasi. Penarikan berlaku seketika: status persetujuan ditandai ditarik dan representasi numerik wajah Anda beserta antrean pemrosesannya dihapus. Penghapusan yang sama otomatis dijalankan saat Anda nonaktif, keluar dari perusahaan, atau berpindah entitas. Menarik persetujuan tidak menghalangi Anda untuk tetap melakukan absensi.

6. Izin Aplikasi

Semua izin dapat diubah kapan saja melalui pengaturan perangkat. Kami tidak mengakses fitur di luar izin yang Anda setujui.

7. Tujuan Penggunaan Data

• Pencatatan kehadiran: mencatat jam kerja, keterlambatan, dan koreksi kehadiran
• Penggajian: menghitung gaji, tunjangan, potongan, insentif, dan lembur
• Administrasi kekaryawanan: memproses pengajuan dan persetujuan
• Manajemen kinerja: mengelola sasaran kerja dan hasil penilaian
• Integritas dan keamanan: mencegah penyalahgunaan absensi dan akses tidak sah
• Komunikasi: mengirim notifikasi terkait pekerjaan Anda
• Kepatuhan: memenuhi kewajiban ketenagakerjaan, perpajakan, dan audit

Kami tidak menjual data pribadi Anda, tidak menggunakannya untuk pemasaran, dan tidak membagikannya kepada pihak ketiga untuk kepentingan komersial.

8. Siapa yang Dapat Mengakses Data Anda

• Anda sendiri: seluruh data profil, kehadiran, pengajuan, slip gaji, dan status persetujuan biometrik Anda
• Atasan langsung: data yang diperlukan untuk menyetujui pengajuan dan meninjau kehadiran tim
• HR dan admin berwenang: data kekaryawanan sesuai kewenangan perannya
• Peninjau berwenang: pasangan foto absensi dan referensi, melalui tautan akses terbatas yang kedaluwarsa dalam waktu singkat dan tercatat dalam audit

Slip gaji bersifat pribadi — yang tampil di aplikasi Anda hanya slip milik Anda sendiri. Akses lintas perusahaan dalam grup ditolak oleh sistem. Rekan kerja tidak dapat melihat slip gaji, foto absensi, atau data pribadi Anda.

9. Penyimpanan Lokal dan Mode Offline

Agar absensi tetap dapat dilakukan di lokasi dengan sinyal buruk, Ingsan menyimpan sebagian data di perangkat Anda:

• Antrean pengiriman: absensi yang belum terkirim disimpan lokal dan dikirim otomatis saat koneksi kembali
• Data kerja: profil, riwayat, dan daftar pengajuan untuk ditampilkan saat offline
• Token sesi: disimpan di penyimpanan terenkripsi sistem operasi, bukan di penyimpanan biasa

Seluruh data lokal ini dihapus saat Anda logout atau menghapus aplikasi.

10. Layanan Pihak Ketiga

Ingsan tidak menggunakan SDK analitik perilaku pihak ketiga, jaringan iklan, maupun API pengenalan wajah pihak ketiga.

11. Keamanan

• Enkripsi transit: seluruh komunikasi aplikasi–server menggunakan HTTPS/TLS
• Enkripsi biometrik: representasi numerik wajah dienkripsi AES-256-GCM dan terikat pada identitas serta versi model
• Penyimpanan gambar terlindungi: foto absensi dan referensi berada di penyimpanan privat, hanya dapat diakses melalui tautan berbatas waktu
• Kontrol akses berbasis peran dan entitas: divalidasi di server, bukan di aplikasi
• Kunci aplikasi: sidik jari atau Face ID perangkat sebagai lapisan tambahan
• Jejak audit: perubahan pengaturan, persetujuan, verifikasi, akses bukti, dan penghapusan tercatat. Log tidak memuat gambar, representasi biometrik, kunci, maupun tautan akses.

Meski demikian, tidak ada sistem yang sepenuhnya kebal. Jika terjadi insiden yang berisiko terhadap data pribadi Anda, kami menjalankan prosedur penanganan insiden dan pemberitahuan sesuai UU PDP.

12. Penyimpanan dan Retensi Data

• Lokasi server: infrastruktur perusahaan di wilayah yang disetujui
• Data kehadiran, penggajian, dan kekaryawanan: disimpan sesuai kewajiban ketenagakerjaan dan perpajakan Indonesia, termasuk kewajiban penyimpanan dokumen perpajakan selama 10 tahun
• Representasi numerik wajah: dihapus seketika saat Anda menarik persetujuan, nonaktif, keluar dari perusahaan, berpindah entitas, atau foto referensi Anda ditolak/dihapus
• Foto absensi dan referensi: mengikuti siklus retensi bukti kehadiran, termasuk masa koreksi dan penahanan untuk keperluan hukum
• Catatan persetujuan: disimpan sebagai bukti kepatuhan meski persetujuan telah ditarik

Penahanan data untuk keperluan hukum (legal hold) tidak dilepaskan hanya untuk mempercepat permintaan penghapusan.

13. Hak Anda sebagai Subjek Data

Sesuai UU PDP, Anda berhak:

• Mendapatkan informasi tentang tujuan, dasar, dan cara pemrosesan data Anda
• Mengakses data pribadi Anda, termasuk bukti kehadiran dan status persetujuan biometrik
• Memperbaiki data yang tidak akurat, melalui menu Perubahan Data atau HR
• Menarik persetujuan biometrik kapan saja, tanpa kehilangan akses ke absensi
• Mengakhiri pemrosesan dan menghapus data pribadi, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum perusahaan
• Mengajukan keberatan atas keputusan yang didasarkan pada pemrosesan otomatis
• Menyampaikan pengaduan kepada lembaga berwenang

Ajukan permintaan melalui HR perusahaan Anda atau email di Bagian 16. Kami akan menanggapi dalam jangka waktu yang wajar sesuai ketentuan yang berlaku.

14. Akun dan Penghapusan Akun

Ingsan tidak menyediakan pendaftaran mandiri. Akun dibuat oleh admin HR perusahaan dan hanya dapat digunakan oleh karyawan aktif.

• Akses akun otomatis dinonaktifkan saat hubungan kerja berakhir.
• Data biometrik dihapus otomatis pada saat penonaktifan tersebut.
• Permintaan penghapusan akun dan data pribadi diajukan melalui HR perusahaan Anda atau email ke admin@komarindonesia.com.
• Data kehadiran dan penggajian yang wajib disimpan menurut peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan tetap disimpan selama masa retensi yang diwajibkan.

15. Bukan untuk Anak dan Publik Umum

Ingsan hanya ditujukan untuk karyawan aktif dan tidak ditujukan untuk publik umum maupun anak di bawah umur. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari orang yang bukan karyawan.

16. Perubahan Kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui dari waktu ke waktu. Perubahan diumumkan di halaman ini beserta tanggal revisi. Untuk perubahan material — terutama yang menyangkut pemrosesan biometrik — kami akan memberitahukannya melalui aplikasi dan, bila diperlukan, meminta persetujuan ulang dengan versi pemberitahuan yang baru.

17. Hubungi Kami

Untuk pertanyaan, permintaan hak subjek data, atau keluhan terkait privasi Ingsan:

Untuk hal yang bersifat kekaryawanan sehari-hari, hubungi lebih dahulu admin HR perusahaan Anda.