Syarat & Ketentuan — Ingsan

1. Penerimaan Syarat

Dengan masuk dan menggunakan aplikasi Ingsan ("Aplikasi"), Anda menyetujui untuk terikat pada Syarat & Ketentuan ini. Ketentuan ini melengkapi — dan tidak menggantikan — perjanjian kerja, peraturan perusahaan, serta kebijakan internal yang berlaku bagi Anda. Apabila terdapat pertentangan mengenai hak dan kewajiban ketenagakerjaan, perjanjian kerja dan peraturan perusahaan yang berlaku.

Jika Anda tidak menyetujui ketentuan ini, jangan gunakan Aplikasi dan segera hubungi admin HR perusahaan Anda.

2. Ruang Lingkup dan Sifat Aplikasi

• Ingsan adalah aplikasi internal perusahaan, bukan layanan untuk publik umum.
• Akses hanya diberikan kepada karyawan aktif dengan akun yang dibuat oleh admin HR.
• Tidak tersedia pendaftaran mandiri, pembelian dalam aplikasi, maupun transaksi pembayaran.
• Ingsan tidak menggantikan prosedur resmi HR — Aplikasi adalah sarana pengajuan dan informasi, sedangkan keputusan tetap mengikuti proses perusahaan.

3. Akun dan Keamanan Akses

• Akun bersifat pribadi dan tidak boleh dipinjamkan, dibagikan, atau dioperasikan oleh orang lain, termasuk rekan kerja dan atasan.
• Anda bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial dan mengamankan perangkat yang digunakan.
• Kami menganjurkan mengaktifkan kunci aplikasi dengan sidik jari atau Face ID perangkat.
• Segala aktivitas yang dilakukan melalui akun Anda dianggap dilakukan oleh Anda, kecuali Anda dapat membuktikan sebaliknya.
• Laporkan segera kepada HR jika perangkat hilang, akun diduga disalahgunakan, atau terdapat aktivitas yang tidak Anda kenali.

4. Larangan Penggunaan

Anda dilarang melakukan hal-hal berikut:

• Memanipulasi kehadiran, termasuk menitipkan absen kepada orang lain atau melakukan absen untuk karyawan lain.
• Memalsukan lokasi menggunakan aplikasi fake GPS, mock location, emulator, atau alat sejenis.
• Memalsukan verifikasi wajah, termasuk menggunakan foto, video, layar perangkat lain, cetakan, topeng, atau media pengganti wajah lainnya.
• Memodifikasi Aplikasi, melakukan rekayasa balik, atau menggunakan versi tidak resmi.
• Mengakses atau mencoba mengakses data karyawan lain di luar kewenangan Anda.
• Menyampaikan informasi palsu dalam pengajuan izin, cuti, reimbursement, kasbon, perjalanan dinas, atau koreksi absensi.
• Mengambil tangkapan layar, menyalin, atau menyebarluaskan data kekaryawanan milik orang lain.
• Mengganggu, membebani berlebihan, atau mencoba menembus keamanan sistem.

Pelanggaran dapat berakibat pada penonaktifan akses, pembatalan data kehadiran terkait, dan sanksi kepegawaian sesuai peraturan perusahaan serta peraturan perundang-undangan yang berlaku.

5. Absensi

• Waktu resmi adalah waktu server, bukan jam pada perangkat Anda. Mengubah jam perangkat tidak mempengaruhi pencatatan.
• Absensi memerlukan izin lokasi aktif dan berada dalam radius lokasi kerja yang ditetapkan perusahaan.
• Selfie absensi harus diambil langsung melalui kamera Aplikasi. Foto dari galeri tidak diterima.
• Absensi yang dilakukan saat perangkat offline disimpan di antrean lokal dan terkirim otomatis ketika koneksi tersedia. Waktu yang dicatat adalah waktu kejadian, bukan waktu pengiriman.
• Anda bertanggung jawab memastikan antrean pengiriman telah kosong. Kegagalan pengiriman yang tidak dilaporkan bukan alasan pembenaran ketidakhadiran.
• Kekeliruan pencatatan diselesaikan melalui menu Koreksi Absensi dan memerlukan persetujuan atasan.

6. Verifikasi Wajah

• Verifikasi wajah bersifat opsional dan hanya aktif setelah Anda menyetujui pemberitahuan biometrik di dalam Aplikasi.
• Anda dapat menarik persetujuan kapan saja tanpa kehilangan kemampuan melakukan absensi.
• Jika Anda menolak, menarik persetujuan, atau perangkat tidak mendukung, tersedia jalur absensi non-biometrik dengan verifikasi lokasi yang ditinjau atasan.
• Hasil verifikasi tidak menjadi keputusan akhir yang sepenuhnya otomatis. Absensi Anda tidak dibatalkan oleh sistem; skor rendah, kegagalan teknis, atau referensi yang belum terdaftar akan diteruskan ke tinjauan manusia.
• Anda berhak mengetahui alasan suatu absensi ditandai untuk ditinjau dan mengajukan sanggahan melalui HR.
• Anda wajib memastikan foto referensi yang Anda ajukan adalah wajah Anda sendiri dan sesuai ketentuan yang diberikan.

Rincian pemrosesan data biometrik dijelaskan dalam Kebijakan Privasi Ingsan.

7. Pengajuan dan Persetujuan

• Mengajukan bukan berarti disetujui. Setiap pengajuan tunduk pada persetujuan atasan dan/atau HR sesuai alur yang berlaku.
• Anda bertanggung jawab atas kebenaran dan kelengkapan data serta dokumen pendukung yang Anda sampaikan.
• Pengajuan yang telah disetujui hanya dapat dibatalkan melalui prosedur perusahaan.
• Bagi pengguna dengan kewenangan persetujuan: keputusan yang Anda berikan melalui Aplikasi bersifat mengikat dan tercatat dalam jejak audit. Gunakan kewenangan tersebut sesuai batas peran Anda.
• Perusahaan berhak menolak atau meninjau ulang pengajuan yang diketahui memuat informasi tidak benar.

8. Slip Gaji, Insentif, dan Kinerja

• Slip gaji yang ditampilkan hanya milik Anda sendiri dan hanya untuk periode yang telah difinalisasi.
• Data pada server merupakan acuan resmi. Nilai yang tampil di Aplikasi bersifat informatif; bila terdapat selisih dengan pembayaran, penyelesaiannya melalui HR atau bagian penggajian.
• Perhitungan insentif dan nominal rupiah ditetapkan oleh sistem di sisi server. Penilaian yang diinput supervisor merupakan masukan, bukan penetapan akhir.
• Sasaran kerja, progres, dan hasil penilaian kinerja mengikuti siklus penilaian resmi perusahaan.
• Isi slip gaji bersifat rahasia. Anda dilarang menyebarluaskan slip gaji milik Anda maupun milik karyawan lain kepada pihak yang tidak berkepentingan.

9. Kerahasiaan dan Kekayaan Intelektual

Seluruh data yang Anda akses melalui Ingsan — termasuk data penggajian, kehadiran, penilaian, dan data karyawan lain yang tampak karena peran Anda — merupakan informasi rahasia perusahaan. Kewajiban menjaga kerahasiaan tetap berlaku setelah hubungan kerja berakhir.

Aplikasi, tampilan antarmuka, merek, logo, dan seluruh komponennya adalah milik Komar Indonesia dan dilindungi hukum. Anda diberikan hak pakai yang terbatas, tidak eksklusif, dan tidak dapat dialihkan, semata-mata untuk keperluan pekerjaan Anda.

10. Ketersediaan Layanan dan Pembaruan

• Aplikasi disediakan sebagaimana adanya. Layanan dapat terganggu karena pemeliharaan, gangguan jaringan, atau keadaan di luar kendali kami.
• Kami dapat mewajibkan pembaruan versi minimum. Versi lama dapat diblokir demi keamanan dan konsistensi data.
• Fitur dapat ditambah, diubah, atau dihentikan sewaktu-waktu sesuai kebutuhan operasional perusahaan.
• Anda bertanggung jawab atas biaya data seluler dan ketersediaan perangkat yang memadai.
• Jika Aplikasi tidak dapat digunakan, gunakan prosedur pencatatan manual melalui atasan atau HR dan laporkan kendalanya.

11. Data Pribadi

Pemrosesan data pribadi melalui Ingsan diatur dalam Kebijakan Privasi Ingsan dan tunduk pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Kebijakan tersebut merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Syarat & Ketentuan ini.

12. Penghentian Akses

• Akses otomatis berakhir ketika hubungan kerja Anda berakhir atau status Anda dinonaktifkan.
• Perusahaan dapat menangguhkan akses sewaktu-waktu apabila terdapat dugaan pelanggaran atau risiko keamanan.
• Setelah akses berakhir, Anda wajib berhenti menggunakan Aplikasi dan menghapusnya dari perangkat pribadi.
• Data biometrik dihapus pada saat penonaktifan; data kehadiran dan penggajian tetap disimpan sesuai masa retensi yang diwajibkan peraturan.

13. Batasan Tanggung Jawab

Sepanjang diizinkan oleh hukum yang berlaku, kami tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul dari:

• gangguan jaringan, kerusakan perangkat, atau kesalahan pengaturan pada perangkat Anda;
• kelalaian Anda menjaga kerahasiaan kredensial atau keamanan perangkat;
• keterlambatan pengiriman data karena ketiadaan koneksi internet pada perangkat Anda;
• penggunaan Aplikasi yang bertentangan dengan Syarat & Ketentuan ini.

Ketentuan ini tidak mengurangi hak Anda sebagai pekerja menurut peraturan ketenagakerjaan maupun hak Anda sebagai subjek data menurut UU PDP.

14. Hukum yang Berlaku

Syarat & Ketentuan ini tunduk pada hukum Republik Indonesia. Perselisihan diselesaikan terlebih dahulu secara musyawarah melalui mekanisme internal perusahaan. Apabila tidak tercapai kesepakatan, penyelesaian ditempuh sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk ketentuan penyelesaian perselisihan hubungan industrial.

15. Perubahan Ketentuan

Kami dapat memperbarui Syarat & Ketentuan ini sewaktu-waktu. Perubahan diumumkan di halaman ini beserta tanggal revisi, dan untuk perubahan material akan diberitahukan melalui Aplikasi. Penggunaan Aplikasi setelah perubahan berlaku merupakan persetujuan Anda atas ketentuan yang telah direvisi.

16. Hubungi Kami

Untuk kendala teknis atau pertanyaan mengenai ketentuan ini, hubungi admin HR perusahaan Anda terlebih dahulu, atau: